Thực hiện sự phân công của lãnh đạo ban về công tác khai thác, nghiên cứu và lưu trữ hồ sơ bảo vệ chính trị nội bộ, trong những năm qua, Phòng Bảo vệ chính trị nội bộ đã tham mưu cho lãnh đạo ban ban hành Quy chế quản lý khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu bảo vệ chính trị nội bộ.
Quy chế quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu bảo vệ chính trị nội bộ được quy định cụ thể về các nguyên tắc, quy trình, quy định và phương pháp quản lý hồ sơ hết sức cụ thể, như: phân loại hồ sơ; nơi quản lý hồ sơ; đối tượng nghiên cứu hồ sơ và thẩm quyền cho phép nghiên cứu. Đối tượng nghiên cứu, khai thác, sử dụng hồ sơ tài liêu bảo vệ chính trị nội bộ là lãnh đạo ban và cán bộ, chuyên viên làm công tác bảo vệ chính trị nội bộ, các đối tượng khác cần nghiên cứu phải có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo Ban; quá trình nghiên cứu hồ sơ không được tẩy xóa, nếu có bổ sung vào hồ sơ thì báo cho chuyên viên quản lý hồ sơ biết theo dõi; cán bộ, chuyên viên lưu trữ hồ sơ cần phải kiểm tra đầy đủ trước khi giao, nhận hồ sơ và xem xét phân loại, chỉnh lý, bảo quản sắp xếp và xác định giá trị hồ sơ tài liệu, nếu thấy tài liệu trùng, thừa, hết giá trị sử dụng thì lập thủ tục xét hủy tài liệu theo quy định; đồng thời, cập nhật, sắp xếp vào sổ, lên thẻ, nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý hồ sơ để thực hiện tốt việc bảo quản và tra tìm, thống kê, tổng hợp. Tuyệt đối không được để người không có trách nhiệm vào kho, chìa khóa kho cũng phải được bảo quản cẩn thận và an toàn; Kho lưu trữ hồ sơ phải được sắp xếp gọn gàng, sạch sẽ và khoa học, phải có chế độ kiểm tra báo cáo định kỳ với lãnh đạo Ban, thực hiện nghiêm việc phòng chống cháy nổ; chỉ được nghiên cứu hồ sơ bảo vệ chính trị nội bộ tại cơ quan Ban Tổ chức Tỉnh ủy, khi cần mang hồ sơ ra ngoài phải có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo Ban.
Trong những năm qua việc quán triệt đầy đủ và xác định tính chất quan trọng của công tác quản lý hồ sơ tài liệu bảo vệ chính trị nội bộ tại Ban Tổ chức Tỉnh ủy Bình Thuận đã được cán bộ lưu trữ hồ sơ nói riêng và cán bộ, chuyên viên phòng Bảo vệ chính trị nội bộ, Ban Tổ chức Tỉnh ủy nói chung xác định là nhiệm vụ hết sức quan trọng của công tác bảo vệ chính trị nội bộ nên đã tập trung nghiên cứu, khai thác vào bảo quản một cách chặt chẽ theo các quy định của Đảng và Nhà nước.
Bên cạnh việc ban hành quy chế quản lý khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu bảo vệ chính trị nội bộ, nhằm nâng cao hơn nữa công tác quản lý hồ sơ và ứng dụng công nghệ thông tin, tháng 12/2006 Phòng Bảo vệ chính trị nội bộ đã tham mưu xây dựng phần mềm bảo vệ chính trị nội bộ và đã hoàn thành năm 2007, cài đặt cho các huyện, thị, thành ủy và đảng ủy trực thuộc. Qua 5 năm thực hiện đến nay đã tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý hồ sơ Bảo vệ chính trị nội bộ tất cả hơn 1.000 hồ sơ lưu trữ dữ liệu thông tin cá nhân; thống kê báo cáo theo biểu mẫu của Trung ương, các thông tin báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo về công tác bảo vệ chính trị nội bộ. Đồng thời, phần mềm bảo vệ chính trị nội bộ giúp cho việc cập nhật dữ liệu từ ban tổ chức các cấp ủy trực thuộc về tỉnh rất dễ dàng, tiết kiệm được thời gian ký phiếu sưu tra mà không phải viết tay vào sổ cho số như trước kia. Mặt khác, phần mềm cũng giúp ích cho văn thư của cơ quan tiết kiệm được thời gian đóng dấu trên một phiếu yêu cầu sưu tra công an. Bên cạnh đó phần mềm cũng giúp cho người quản lý thao tác sử dụng dễ dàng, tìm kiếm hồ sơ nhanh, đơn giản mang lại hiệu quả sử dụng cao, công tác tra cứu đối tượng được thuận lợi hơn và tránh tra cứu trùng đối tượng tại một đơn vị. Qua quá trình sử dụng phần mềm đã giúp cho Phòng Bảo vệ chính trị nội bộ quản lý tốt hồ sơ, phiếu yêu cầu sưu tra, xác minh lai lịch cán bộ; thông tin nhờ các tỉnh sưu tra, nghiên cứu giúp hồ sơ các tỉnh nhờ đến nay đã có hệ thống và khoa học hơn; các yêu cầu về thống kê số liệu, thống kê thông tin được thuận lợi và nhanh chóng.
Tuy nhiên, Qua thời gian thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ theo quy chế quản lý khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu bảo vệ chính trị nội bộ và ứng dụng phần mềm bảo vệ chính trị nội bộ vẫn còn một số hạn chế cần rút ra kinh nghiệm sau:
Thứ nhất: Việc xây dựng phông lưu trữ và quản lý hồ sơ tài liệu bảo vệ chính trị nội bộ tại Phòng Bảo vệ chính trị nội bộ đến nay tuy đã chặt chẽ nhưng vẫn còn có khâu trong phối hợp giữa các phòng chuyên môn sử dụng hồ sơ bảo vệ chính trị nội bộ chưa thống nhất, chủ yếu xảy ra trong khâu trình hồ sơ công tác cán bộ được phòng nghiệp vụ khác photocoppy chưa kiểm soát thu hồi tài liệu kỹ và đúng quy trình; Sự phối hợp trong quản lý, khai thác hiệu quả chưa cao.
Thứ hai: Cán bộ làm công tác lưu trữ hồ sơ bảo vệ chính trị nội bộ hiện nay chủ yếu là kiêm nhiệm, chưa được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nên trong quản lý chủ yếu là làm theo kinh nghiệm;
Thứ ba: Đối với phần mềm bảo vệ chính trị nội bộ đến nay tuy đã đưa vào sử dụng nhưng vẫn còn một số hạn chế sau: Việc xây dựng các trường lưu trữ, khai thác và quản lý được xây dựng từ năm 2007 đến nay chưa cập nhật được những biến động về địa lý (huyện, phường, xã, thị trấn) các tỉnh trong nước; Hệ thống thống kê các dữ liệu vẫn còn xảy ra tình trạng lỗi, chưa kịp thời sữa chữa, nâng cấp; công tác lưu trữ tại các huyện còn nhiều bất cập, nhất là đội ngũ cán bộ làm công tác bảo vệ chính trị nội bộ còn mỏng, trình độ chuyên môn ở một số huyện chưa cao; công tác kiêm nhiệm nhiều nên việc cập nhật dữ liệu vào phần mềm quản lý chưa được chú trọng.
Qua thực trạng một số tồn tại nêu trên, tôi đề xuất một số kiến nghị, giải pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ như sau:
Thứ nhất: Cần bổ sung Quy chế quản lý hồ sơ, đối tượng khi lập hồ sơ thông qua kiểm tra đối tượng tại phần mềm lưu trữ hồ sơ để khai thác và sử dụng tại phông lưu trữ hồ sơ sẽ làm cho các cơ quan, đơn vị, tiết kiệm được thời gian và kinh phí trong công tác sưu tra, xác minh, lập hồ sơ.
Thứ hai: Việc tuyển dụng, bố trí và sử dụng cán bộ làm công tác lưu trữ hồ sơ cần phải được đào tạo cơ bản về công tác văn thư lưu trữ hoặc được bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác này. Kiến nghị Ban Tổ chức Trung ương cần xây dựng chương trình đào tạo về nghiệp vụ, chuyên môn một cách cơ bản và chính quy về bảo vệ chính trị nội bộ cho lực lượng làm công tác bảo vệ chính trị nội bộ trong toàn nước.
Thứ ba: Qua quá trình khai thác phần mềm bảo vệ chính trị nội bộ, cần theo dõi những lỗi kỷ thuật và công năng ứng dụng để tham mưu lãnh đạo ban xây dựng đề án nâng cấp phần mềm, trước mắt chú trọng chỉnh sữa phần mềm này trong quản lý hồ sơ, thống kê dữ liệu chính xác và phát triển trong các nhiệm vụ công tác chuyên môn khác, ví dụ như xây dựng thêm trường quản lý cán bộ đi nước ngoài; cập nhật dữ liệu hồ sơ của các huyện, thị, thành ủy và đảng ủy trực thuộc nhằm thống nhất trong khai thác và sử dụng hồ sơ bảo vệ chính trị nội bộ trong toàn tỉnh.
Nguyễn Văn Dũng