I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Ban

1. Chức năng: Văn phòng Ban là phòng chuyên môn của Ban Tổ chức Tỉnh ủy, có chức năng tham mưu cho Trưởng ban về công tác thông tin, tổng hợp, thống kê, công tác tổ chức cán bộ và hành chính quản trị của Ban.

2. Nhiệm vụ

* Nghiên cứu, tham mưu, đề xuất:

- Xây dựng và giúp Trưởng ban theo dõi tiến độ và đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, chương trình công tác hàng tháng, quý, 6 tháng, năm của các phòng chuyên môn của Ban, tổng hợp thông tin, thống kê, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ và theo dõi, kiện toàn, đôn đốc giúp Trưởng ban thực hiện Quy chế làm việc của Ban.

- Chuẩn bị nội dung các kỳ họp giao ban của lãnh đạo Ban với các phòng trong Ban; giúp Trưởng ban chuẩn bị nội dung giao ban với các cơ quan, đơn vị trong khối Đảng tỉnh.

- Xây dựng các báo cáo định kỳ và đột xuất, báo cáo sơ kết, tổng kết công tác tổ chức xây dựng Đảng theo quy định của Ban Tổ chức Trung ương Đảng, Ban Thường vụ Tỉnh ủy và theo yêu cầu của Trưởng ban.

- Tham mưu, đề xuất về tổ chức, bộ máy và cán bộ; hành chính quản trị; về tài chính, tài sản; về văn thư lưu trữ; các nội quy, quy chế, quy định trong hoạt động của Ban.

*. Thẩm định:

- Thẩm định thể thức văn bản của các phòng chuyên môn trước khi trình lãnh đạo Ban ký ban hành.

- Thẩm định và xử lý các số liệu thống kê về tổ chức xây dựng đảng trước khi báo cáo về cấp trên.

- Thẩm định các phương án về tổ chức cán bộ của các phòng trong Ban; thẩm định các đề xuất, kiến nghị của các phòng trong Ban về mua sắm tài sản, máy móc, thiết bị,... trước khi trình lãnh đạo Ban xem xét, quyết định.

*. Hướng dẫn, kiểm tra:

- Theo dõi, đôn đốc các ban tổ chức cấp ủy trực thuộc và các phòng thực hiện tốt chế độ báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất khi cần.

- Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các nội quy, quy định, quy chế trong cơ quan.

- Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát các ban tổ chức cấp ủy trực thuộc về nghiệp vụ công tác văn phòng và sơ kết, tổng kết công tác thông tin, tổng hợp, công tác thống kê tổ chức xây dựng đảng.

* Thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể do Trưởng ban ủy quyền:

- Quản lý, điều hành công tác văn thư - lưu trữ; công tác hành chính, quản trị và quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác của Ban.

- Phụ trách công tác tổ chức và cán bộ của cơ quan.

- Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật và nâng lương của cơ quan.

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Trưởng ban phân công.

3. Quyền hạn

- Đề xuất với Trưởng ban những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng và những vấn đề có liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.

- Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng, Chuyên viên chính của Văn phòng được dự các hội nghị Tỉnh uỷ mở rộng để nghe truyền đạt các nghị quyết của Đảng về công tác xây dựng đảng; tham gia kiểm tra, giám sát, thẩm định thi đua khen thưởng tổ chức đảng và đảng viên.

- Lãnh đạo Văn phòng được tham dự các cuộc họp, hội ý của lãnh đạo Ban để theo dõi, ghi biên bản nhằm triển khai các chương trình, kế hoạch công tác của Ban; được tham dự các cuộc họp giao ban nội bộ Ban.

- Cán bộ, nhân viên Văn phòng được lãnh đạo Ban hoặc lãnh đạo Văn phòng cung cấp thông tin có liên quan đến nghiệp vụ của mình và tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên hoàn thành nhiệm vụ được giao.

- Khi có ý kiến đồng ý của Trưởng ban, được đề nghị các cấp uỷ trực thuộc tỉnh cung cấp thông tin, tình hình, số liệu thống kê về tổ chức đảng và đảng viên để phục vụ công tác thông tin tổng hợp của Ban.

Chánh Văn phòng được ký các văn bản sau:

- Ký bản sao tài liệu của Ban; ký lệnh điều xe, giấy đi đường cho cán bộ, công chức của Ban đi công tác; ký giấy giới thiệu và một số văn bản được Trưởng ban ủy quyền khác.

- Ký duyệt cấp phát văn phòng phẩm thông thường theo định mức hàng tháng.

II. Chức trách, nhiệm vụ và tiêu chuẩn của cán bộ, công chức, nhân viên

* Chánh, Phó Văn Phòng Ban:

- Có trách nhiệm quản lý, điều hành hoạt động của cán bộ, công chức trong Văn phòng và phối hợp với các phòng khác để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, nắm chắc tình hình công tác của Văn phòng và trong Ban để báo cáo và tham mưu, đề xuất với Trưởng ban tại các cuộc họp của Ban; trực tiếp viết các báo cáo sơ kết, tổng kết các chuyên đề có tính tổng hợp theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng của Ban hoặc được Trưởng ban phân công.

- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện, dụng cụ,... phục vụ hoạt động của Ban đúng quy định hiện hành, hợp lý và có hiệu quả giúp Trưởng Ban quản lý tài chính của Ban đúng nguyên tắc hiện hành.

* Chánh Văn phòng:

- Phụ trách chung, trực tiếp dự thảo các báo cáo tổng kết công tác tổ chức xây dựng đảng hàng năm và nhiệm kỳ. Theo dõi, quản lý và đề xuất sử dụng hợp lý, có hiệu quả các nguồn kinh phí hoạt động của Ban đúng quy định; việc thực hiện các quy chế, quy định trong cơ quan; là thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật, xét sáng kiến, nâng lương và tham mưu về tổ chức cán bộ của cơ quan. Tùy theo yêu cầu và nội dung cụ thể, được Trưởng ban phân công làm người phát ngôn của Ban.

- Tiêu chuẩn của Chánh Văn phòng: Phải có đủ tiêu chuẩn của ngạch chuyên viên chính, được bồi dưỡng nghiệp vụ công tác tổ chức xây dựng đảng, sử dụng thành thạo tin học trong công tác quản lý.

*. Phó Chánh Văn phòng:

- Được uỷ quyền điều hành công việc của Văn phòng khi Chánh Văn phòng đi vắng; phụ trách công tác thống kê, tổng hợp tổ chức xây dựng đảng, dự thảo các chương trình công tác và báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng và các báo cáo chuyên đề về tổ chức xây dựng đảng; một số văn bản khác khi Chánh Văn phòng và lãnh đạo Ban phân công; giúp lãnh đạo Ban theo dõi, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo, phản ánh,... gửi đến Ban theo đúng quy định hiện hành; phụ trách công tác hành chính quản trị (quản trị mạng, photocopy; văn thư lưu trữ, thủ quỹ, tạp vụ, lái xe, bảo hiểm xã hội, theo dõi chế độ phép, các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan,...); thực hiện công tác đối ngoại của Ban.

- Tiêu chuẩn của Phó Chánh Văn phòng: Phải có đủ tiêu chuẩn của ngạch chuyên viên chính hoặc chuyên viên, được bồi dưỡng nghiệp vụ công tác tổ chức xây dựng đảng, sử dụng thành thạo tin học trong công tác quản lý.

* Chuyên viên thống kê, tổng hợp

- Trực tiếp dự thảo các văn bản liên quan đến nghiệp vụ thống kê, báo cáo các vấn đề có liên quan đến chức trách, nhiệm vụ được giao và một số văn bản khác do lãnh đạo Văn phòng phân công; thực hiện công tác thống kê phục vụ báo cáo định kỳ hoặc các báo cáo sơ, tổng kết các chuyên đề của Ban khi có yêu cầu; hướng dẫn, kiểm tra công tác thống kê đối với các ban tổ chức cấp ủy trực thuộc tỉnh.

- Tiêu chuẩn: Phải có đủ tiêu chuẩn của ngạch chuyên viên, sử dụng thành thạo tin học văn phòng.

* Chuyên viên tin học, quản trị mạng:

- Trực tiếp quản lý các máy móc, thiết bị hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin của Ban (hệ thống mạng nội bộ, internet); hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng, vận hành hệ thống mạng nội bộ, internet của cán bộ, công chức trong Ban theo quy chế đã đề ra; chịu trách nhiệm về kỹ thuật đối với hệ thống mạng của Ban. Tham mưu, đề xuất lãnh đạo Văn phòng việc sửa chữa, mua sắm, trang bị phương tiện, máy móc, thiết bị phục vụ công tác của Ban.

- Tiêu chuẩn: Phải có đủ tiêu chuẩn của ngạch chuyên viên; tốt nghiệp đại học chuyên ngành công nghệ thông tin.

* Văn thư lưu trữ kiêm thủ quỹ:

- Thực hiện đúng quy định của Ban về xử lý công văn đến, phát hành công văn đi và công tác lưu trữ trong cơ quan. Quản lý tất cả các con dấu của Ban và sử dụng theo đúng quy định; không được tự ý giao con dấu của Ban cho người khác quản lý, sử dụng khi chưa có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng. Lập dự trù mua văn phòng phẩm, đặt báo chí cho cơ quan. Kiêm thủ quỹ các loại quỹ thuộc quyền (hoặc được ủy quyền) quản lý của Ban.

- Tiêu chuẩn: Có đủ tiêu chuẩn của ngạch chuyên viên hoặc cán sự; sử dung thành thạo tin học văn phòng; tốt nghiệp chuyên ngành văn thư lưu trữ.

* Kế toán:

- Thực hiện nhiệm vụ kế toán của cơ quan theo đúng pháp luật hiện hành; lập dự toán và quyết toán kinh phí hàng quý, hàng năm; định kỳ đối chiếu quỹ tiền mặt với Kho bạc Nhà nước tỉnh; kiểm tra, giám sát việc thu, chi kinh phí cơ quan theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và cơ quan quản lý tài chính cấp trên; giúp lãnh đạo Ban theo dõi, quản lý tài sản của Ban và kiểm quỹ tiền mặt hàng quý; liên đới với chủ tài khoản và chủ tài khoản ủy quyền chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan quản lý tài chính cấp trên về các hoạt động tài chính của Ban.

- Tiêu chuẩn: Có đủ tiêu chuẩn của ngạch kế toán viên; sử dụng thành thạo tin học văn phòng.

* Lái xe và nhân viên phục vụ:

- Bảo quản xe tốt, lái xe an toàn; mở sổ theo dõi việc sửa chữa thay thế phụ tùng xe (lý lịch xe), giúp lãnh đạo Văn phòng nắm chắc tình trạng xe để đề nghị lãnh đạo Ban cho sửa chữa khi cần thiết; không tự ý sửa chữa, thay thế phụ tùng xe hoặc đưa xe ra khỏi cơ quan khi chưa có ý kiến của lãnh đạo Ban hoặc lãnh đạo Văn phòng; khi đi công tác về, phải rửa xe sạch sẽ và đưa vào nhà xe theo quy định. Khi không đi công tác, làm thêm một số công việc khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.

- Nhân viên phục vụ làm tốt công tác dọn dẹp vệ sinh, phòng làm việc của các đồng chí lãnh đạo Ban, các khu vệ sinh chung, hành lang nhà làm việc của Ban, quản lý các kho vật tư văn phòng, chuẩn bị phòng họp, nước uống chung cho cơ quan. Kiêm nhiệm photocopy tài liệu cho cơ quan theo quy định.

III. Lề lối làm việc

* Đối với Văn phòng Ban

- Cán bộ, công chức Văn phòng Ban làm việc theo chế độ thủ trưởng; khi cần thiết có thể làm việc trực tiếp với Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban phụ trách. Nếu cán bộ, nhân viên làm việc trực tiếp với Lãnh đạo Ban thì sau đó phải báo lại để Chánh Văn phòng biết.

- Văn phòng Ban làm việc theo kế hoạch, chương trình công tác tháng, quý, 6 tháng và năm của Ban. Định kỳ hàng tháng sinh hoạt một lần hoặc đột xuất (khi cần) để kiểm tra, rà soát các công việc đã làm, bàn biện pháp để triển khai những nhiệm vụ còn tồn tại, vướng mắc; phổ biến các chủ trương, kế hoạch công tác của Ban.

- Các văn bản do các chuyên viên soạn thảo đều phải thông qua Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách trước khi trình lãnh đạo Ban ký ban hành.

* Đối với cán bộ, công chức, nhân viên

- Cán bộ, công chức, nhân viên có trách nhiệm xây dựng và chủ động thực hiện kế hoạch công tác, thực hiện; chịu trách nhiệm cá nhân về thực hiện nhiệm vụ được giao.

- Tích cực thực hiện nhiệm vụ được giao theo đúng tiến độ; thường xuyên báo cáo kết quả công tác tham mưu theo từng lĩnh vực được phân công với Chánh Văn phòng để quản lý, điều hành bảo đảm thực hiện tốt nhiệm vụ của Văn phòng.

IV. Mối quan hệ công tác

* Đối với Lãnh đạo Ban

- Chịu sự lãnh đạo toàn diện của Trưởng ban mà trực tiếp và thường xuyên là Phó Trưởng ban được phân công phụ trách công tác văn phòng.

- Định kỳ hoặc đột xuất khi có yêu cầu, văn phòng thực hiện chế độ báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của Trưởng ban hoặc Phó trưởng Ban phụ trách Văn phòng để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.

* Đối với các Phòng chuyên môn và ban tổ chức các cấp ủy trực thuộc

- Quan hệ với các phòng chuyên môn trong Ban là quan hệ phối hợp nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của Ban; Văn phòng giúp Trưởng Ban đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ của các phòng chuyên môn để bảo đảm thực hiện tốt nhiệm vụ chung của Ban được Ban Tổ chức Trung ương và Ban Thường vụ Tỉnh uỷ giao.

- Quan hệ với các ban tổ chức cấp ủy trực thuộc là quan hệ phối hợp để theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình, qua đó cùng tham mưu cho cấp uỷ và lãnh đạo Ban Tổ chức Tỉnh uỷ triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ tổ chức xây dựng đảng trong các đảng bộ.